Détails du projet
Support exécutif au DE/PDG (50%)
Gérer et prioriser l’agenda et les rendez-vous du DE/PDG, anticiper les besoins et préparer les documents pertinents à l’avance.
Coordonner les réunions, événements et missions impliquant les équipes internes, partenaires, bailleurs de fonds et parties externes.
Préparer les dossiers de travail, consolider les notes de fond et coordonner les points de discussion en collaboration avec les équipes techniques.
Appuyer la préparation des présentations pour les organes de gouvernance, conseils internes et interlocuteurs financiers.
Rédiger et formater la correspondance, notes de synthèse, procès-verbaux et communications formelles en anglais et français, en respectant les protocoles et standards de qualité.
Support gouvernance et RH (30%)
Préparer les documents et organiser la logistique des réunions de gouvernance et conseils d’administration.
Tenir à jour les dossiers de gouvernance, suivre les décisions et points d’action.
Assister dans les tâches administratives RH, y compris la coordination des recrutements, intégrations et sorties, ainsi que la gestion des dossiers confidentiels.
Participer à la préparation de rapports RH et à l’organisation d’événements internes ou sessions de gouvernance.
Support administratif et opérationnel (20%)
Gérer les systèmes d’information et de gestion documentaire (Salesforce, Microsoft 365, SharePoint).
Traiter la correspondance, les notes de frais, l’organisation des voyages et la coordination logistique.
Assurer la publication sur les réseaux sociaux et le suivi basique des statistiques, selon besoin.
Réaliser des tâches ponctuelles pour garantir le bon fonctionnement du bureau du DE/PDG et de l’organisation.
Profil requis
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5 à 8 ans d’expérience en support exécutif, de préférence auprès de la haute direction ou PDG.
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Capacité démontrée à gérer des flux de travail complexes et confidentiels dans un environnement rapide.
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Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit). L’espagnol est un plus.
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Excellente connaissance de Microsoft 365 (Word, Excel, Teams, Outlook), Salesforce et outils de réseaux sociaux.
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Excellentes compétences organisationnelles, communicationnelles et de résolution de problèmes.
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Sens du détail, proactivité, autonomie et gestion du stress.
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Expérience en support aux réunions de gouvernance et aux processus RH.
Atouts
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Expérience en administration RH et soutien à la gouvernance dans des ONGs.
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Connaissance de la gouvernance institutionnelle et de la mobilisation de ressources.
Qualités comportementales et interpersonnelles
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Grande discrétion et respect de la confidentialité.
- Agile, dynamique et enthusiastique
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Anticipation des besoins et autonomie dans l’action.
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Diplomatie et intelligence émotionnelle.
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Collaboration efficace avec des parties prenantes senior diverses.
